Von der MFA zur Praxismanagerin – Celina Ritter über ihren beruflichen Werdegang

Wie wird man Praxismanager:in? Gibt es dafür eine spezielle Ausbildung? Kann das jeder machen? Und welche Eigenschaften sollte man dafür mitbringen? Fragen über Fragen, die uns Celina Ritter in diesem Beitrag beantworten wird. Sie ist seit Januar 2023 Praxismanagerin im MVZ Dermatologie am Neuen Wall in Hamburg. Und das ist ihre Geschichte.

Hallo, liebe Celina und vielen Dank, dass du mit uns heute deine Geschichte teilst. Wir wissen von dir, dass du vor deiner Tätigkeit als Praxismanagerin eine Ausbildung zur MFA gemacht hast. Wieso hast du dich denn für diese Ausbildung entschieden?

Ich habe mich gegen Ende meiner schulischen Laufbahn mit meinen Eltern hingesetzt und darüber gesprochen, was ich machen möchte. Zum damaligen Zeitpunkt war ich 15 Jahre alt, also noch relativ jung. Wir haben dann gemeinsam überlegt, was meine Stärken sind, was ich gut kann. Wir sind dann zu dem Schluss gekommen, dass ich sehr empathisch und auch gerne unter Freunden und Menschen im Allgemeinen bin. Ich habe mich dann dazu entschlossen, ein Praktikum in einer Arztpraxis zu machen, um zu schauen, ob das etwas für mich ist. Mir hat das sehr gut gefallen, also habe ich schließlich meine Ausbildung in der Praxis, in der ich das Praktikum gemacht habe, begonnen.

Cool, dass dir das direkt so viel Spaß gemacht hat! Hast du denn dann direkt im Fachbereich Dermatologie angefangen?

Ja, ich habe in der Dermatologie angefangen und erst einmal in der Praxis, in der ich die Ausbildung gemacht habe, weitergearbeitet. Zwischenzeitlich bin ich mal in die Allgemeinmedizin gewechselt, weil ich noch ein paar neue Dinge erlernen wollte. Ich habe gemerkt, dass mich der medizinische Bereich auf jeden Fall sehr interessiert und daher wollte ich mein Wissen einfach nochmal erweitern. Beim Allgemeinmediziner hat es mir auch super gefallen. Ich habe neue Diagnosen und Behandlungsbereiche kennengelernt und habe mich sehr wohl gefühlt. Dann wollte ich mich immer noch weiterentwickeln, grundsätzlich aber im medizinischen Bereich bleiben. Letztendlich habe ich mich dazu entschlossen, noch ein Studium anzufangen. Ich habe mich schließlich für den Studiengang „Gesundheit, Psychologie und Medizinpädagogik“ eingeschrieben. Zu diesem Zeitpunkt hatte ich bereits 7 Jahre Berufserfahrung gesammelt. Ich bin dann auch nach Hamburg umgezogen und habe neben dem Studium natürlich noch weitergearbeitet. Schlussendlich habe ich mich dafür entschieden, hier in der Praxis anzufangen und damit wieder in die Dermatologie zurückzukehren, weil mir das einfach super gefallen hat.

Das klingt nach einer sehr spannenden Reise bis dahin. Warum hast du dich denn für die Dermatologie entschieden? Was genau gefällt dir an diesem Fachbereich am meisten?

Das Spektrum im Bereich Dermatologie ist sehr groß. Wir haben ja vom medizinischen bis hin zum ästhetischen Bereich alles mit dabei – das ist super abwechslungsreich. Ich finde auch, dass die Haut immer sehr unterschätzt wird, gerade in Sachen Hautkrebs. Wenn sie Krebs hören, denken die meisten Patienten oft gar nicht sofort an Hautkrebs. Das ist schon sehr auffällig, dass das Thema gar nicht so präsent ist. Ich finde es gut und wichtig, die Patienten dafür zu sensibilisieren und ihnen das Thema Hautkrebsvorsorge auch nochmal ans Herz zu legen – auch wenn sie ursprünglich vielleicht aus einem ganz anderen Grund zu uns gekommen sind.

Du sagst, dass das Spektrum in der Dermatologie sehr breit und facettenreich ist. Gilt das dann auch für deinen Praxisalltag?

Auf jeden Fall! Der Praxisalltag einer MFA kann natürlich ganz unterschiedlich ablaufen. Wir haben aber auf jeden Fall auch gewisse Strukturen. Morgens kommt zum Beispiel immer einer aus dem Team etwas früher und bereitet die Räumlichkeiten vor. Da wird dann auch nochmal der Terminplan für den jeweiligen Tag gecheckt und geschaut, was wir bereitlegen und vorbereiten müssen. Und dann starten wir eigentlich jeden Morgen mit einem Teammeeting, um erstmal zu überprüfen, wer alles da ist oder ob es Krankheitsfälle gibt. Aber auch schöne Sachen, wie Geburtstage von Kollegen, werden in dieser Runde besprochen. Anschließend starten wir auch schon mit der Patientenannahme. Sprich: Wir melden die Patienten an und teilen sie auf die Räumlichkeiten auf. Dadurch, dass wir eine besonders große Praxis sind und viele Ärzte und Mitarbeiter haben, können bei uns ganz viele Dinge gleichzeitig stattfinden. In der Regel finden bei uns am Tag Operationen, Laserbehandlungen, Epikutantestungen und vieles mehr statt – also da gibt es wirklich viel Unterschiedliches jeden Tag zu tun. Natürlich machen wir auch unsere Pausen, die wir dann gerne gemeinsam verbringen. Und ja, am Ende des Tages bleibt auch grundsätzlich immer eine Person ein bisschen länger, falls noch Sachen anfallen sollten. Das ist in der Regel aber nicht viel.

Du hast uns erzählt, wie du MFA wurdest und wie dein Praxisalltag aussieht. Jetzt interessiert uns natürlich noch brennend, wie du letztendlich Praxismanagerin geworden bist. Kann das jeder werden? Und welche Qualifikation oder Eigenschaften muss man dafür mitbringen?

Ich würde sagen, dass auf jeden Fall das Grundwissen einer MFA erst einmal vorhanden und man stressresistent sein sollte. Für die Aufgaben einer Praxismanagerin sollte man zudem Spaß an bürokratischen Sachen haben, weil man viel mit Dokumentationen und Verwaltungsarbeit zu tun hat. Viele wollen vielleicht direkt in der Behandlung bleiben – da würden die Aufgaben einer Praxismanagerin schon sehr davon abweichen. Bei mir war es so, dass ich mich über einen langen Zeitraum beweisen musste. Da muss man sich vorher schon die Frage stellen: Kann ich diesen Aufgaben dauerhaft, sorgfältig und gut nachkommen? Und habe ich auch weiterhin Spaß daran, kann ich mir das auf lange Sicht vorstellen? Gerade was das Thema Abrechnung beispielsweise betrifft. Das lernt mittlerweile ja auch nicht mehr jeder. In meinem Fall hatte ich Glück, weil ich aus einer Kleinstadt komme. Da hat man das damals auf jeden Fall noch lernen müssen. Daher war das auch schon eine gute Grundvoraussetzung, die durch mein Studium nochmal gestärkt wurde. Im Studium haben wir nämlich die kompletten Gesundheitsstrukturen durchgenommen und gelernt, worauf es ankommt – gerade auch bei der Abrechnung. Wir hatten auch sehr viele Inhalte zum Thema Personalführung. Also ich würde sagen, man sollte sich all dem vorher bewusst werden und sich die Frage stellen: Möchte ich Personal führen? Kann ich mit solchen Aufgaben umgehen und habe ich Spaß daran? Mein Studium hat mir grundsätzlich aber auch dabei geholfen. Und ansonsten – wenn man sich lange bewiesen hat und gute Arbeit macht – glaube ich, dass man automatisch in diese Rolle hineinrutscht.

Hattest du denn von Anfang an das Ziel, Praxismanagerin zu werden – oder hat sich das einfach ergeben?

In meinem Fall hat sich das tatsächlich irgendwie entwickelt. Ich habe am Anfang nur 20 Stunden hier in der Praxis gearbeitet und hatte keine tragenden Aufgaben. Das hat sich mit der Zeit geändert. Dadurch, dass ich Wissen hatte, das manch anderer vielleicht nicht hatte, wurden mir bestimmte Aufgaben irgendwie automatisch immer zugetragen. Und wenn man die dann regelmäßig gut erledigt, bekommt man immer mehr diese Aufgaben zugetragen oder es wird halt dann noch aufgestockt – zumal ich eben sehr viel Spaß an der Abrechnung und den bürokratischen Aufgaben habe. Ich habe auch in meinem Studium sehr viele Dokumentationen anfertigen und generell viel schreiben müssen. Das ist dann natürlich auch noch so ein Punkt: Man muss viele Verträge schreiben und prüfen – da muss man auf jeden Fall sehr sorgfältig sein. Aber wie gesagt, daran habe ich immer sehr viel Spaß gehabt und für mich war das das Richtige. Und dann habe ich immer gerne noch mehr Aufgaben angenommen und bin dadurch so da hineingerutscht. Aber es war eigentlich überhaupt nicht mein Plan, dass ich das mal machen möchte. Das ist ja auch eine große Verantwortung, die man da übertragen bekommt. Und sehr viel Vertrauen und Organisation. Auch der Umgang mit den Mitarbeitern – also, wenn ich das jemandem erklären müsste, was meinen Beruf auszeichnet, würde ich sagen, man kann sich das so vorstellen, als wäre ich die Mutter des Teams.

Was zeichnet eine:n gute:n Praxismanager:in deiner Meinung nach aus?

Ich sehe im Wesentlichen 3 wichtige Eckpfeiler: Personalinteressen, Unternehmensinteressen und Patienteninteressen. Ich würde auf jeden Fall sagen, dass es ganz wichtig ist, die Balance zwischen diesen Interessen herzustellen bzw. zu erhalten. Die müssen ineinandergreifen, damit alle glücklich und zufrieden sind. Was auch noch ganz wichtig ist, sind die Sozialkompetenzen. Dadurch, dass unsere Praxis so groß ist, haben wir ganz viele individuelle, teils auch starke Persönlichkeiten. Dafür braucht man ein sehr hohes Maß an Empathie und Sozialkompetenz. Ansonsten ist gute Organisation und Zeitmanagement das A & O. Das sollte man auf jeden Fall beherrschen, aber auch Spaß daran haben, Herausforderungen anzunehmen, nach Lösungen zu suchen und dementsprechend lösungsorientiert zu arbeiten.

Vielen Dank, dass du deine Geschichte mit uns geteilt hast, liebe Celina!